Verwerkersovereenkomst
Voor de gegevens die jij in TheJay vastlegt over anderen: bookers, labels, promotors, venues en collega's.
Je hoeft hier niets voor te doen. Deze overeenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden en geldt automatisch. Wil je een ondertekend exemplaar voor je dossier, mail —.
1. Partijen en rollen
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat je over anderen vastlegt. Wij zijn verwerker (—, KvK —): wij bewaren en tonen het namens jou en doen er verder niets mee.
Voor je eigen accountgegevens zijn wij zelf verantwoordelijke — zie de privacyverklaring, artikel 2.
2. Onderwerp, aard en duur
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Onderwerp | Het leveren van TheJay |
| Aard van de verwerking | Opslaan, ordenen, tonen, wijzigen, versturen op jouw opdracht, en verwijderen |
| Doel | Jouw netwerkbeheer, outreach, bookings en promotie |
| Soorten betrokkenen | Bookers, agenten, A&R's, labelmedewerkers, promotors, programmeurs, venue-contacten, collega-artiesten, en de ontvangers van je demo's |
| Soorten gegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en functie, rollen in jouw carrière met begin- en einddatum, contactmomenten en de inhoud daarvan, jouw notities, en gedragsgegevens rond een demo-link (geopend, afgespeeld, hoe ver, gedownload) |
| Duur | Zolang je de dienst gebruikt, en daarna zoals in artikel 9 |
Bijzondere categorieën. TheJay is niet ingericht voor gegevens over gezondheid, geloof, politieke opvattingen, seksuele gerichtheid, strafrechtelijke gegevens of een BSN. Leg die hier niet vast. De notitievelden maken het technisch mogelijk; deze overeenkomst dekt het niet.
3. Wat het meten van demo's van jou vraagt
Dit artikel bestaat omdat TheJay één ding doet wat de meeste software niet doet: het meet of een ander je muziek geluisterd heeft.
Dat is een verwerking waar de betrokkene niets van merkt tenzij jij het vertelt. Als verwerkingsverantwoordelijke moet je die persoon informeren. Dat hoeft niet plechtig — één zin bij het versturen van de link is genoeg, bijvoorbeeld: "Ik zie via deze link of je 'm hebt geluisterd."
Wij helpen waar we kunnen: er wordt geen IP-adres, geen apparaat en geen locatie vastgelegd, een niet-toegewezen link is niet te herleiden tot een persoon, en elke link is in te trekken. Het informeren zelf kunnen wij niet voor je doen.
4. Onze instructies
Wij verwerken uitsluitend op jouw instructie; je gebruik van de dienst is die instructie. Aanvullende instructies mail je naar —.
Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor statistiek over klanten heen, en niet om AI-modellen te trainen. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen wij dat.
5. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Iedereen bij ons met toegang is tot geheimhouding verplicht, en toegang krijgt wie het nodig heeft om de dienst te leveren of een storing op te lossen.
Onze maatregelen staan in artikel 11 van de privacyverklaring. Kort: scheiding per werkruimte, geen wachtwoorden in dit product, versleutelde tokens, bestanden alleen bereikbaar via een token, demo-links met wachtwoord en einddatum, en alles over HTTPS. Maatregelen kunnen veranderen zolang het beschermingsniveau gelijkwaardig blijft of beter wordt.
6. Subverwerkers
Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen; wie dat zijn staat op de pagina subverwerkers, die onderdeel is van deze overeenkomst. Wij leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op en blijven jegens jou volledig aansprakelijk.
Bij een nieuwe of vervangende subverwerker melden wij dat minstens 30 dagen van tevoren per e-mail. Heb je een gegrond bezwaar en komen we er niet uit, dan mag je kosteloos opzeggen met terugbetaling van het vooruitbetaalde deel.
7. Doorgifte buiten de EER
De dienst draait binnen de EU. Doorgifte daarbuiten gebeurt alleen zoals beschreven bij subverwerkers — vandaag komt dat neer op het schrijven van een tekst met de AI-functie. Wij steunen daarbij op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Hulp bij jouw verplichtingen
Rechten van betrokkenen
Vraagt een booker of promotor wat je over hem hebt vastgelegd, dan is dat jouw verzoek om te beantwoorden. In TheJay kun je elk record inzien, wijzigen en verwijderen, inclusief de gebeurtenissen bij een demo-link. Lukt iets niet, dan helpen wij binnen twee werkdagen. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het naar jou door.
Datalekken
Ontdekken wij een inbreuk waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met wat we weten over aard, omvang, gevolgen en maatregelen. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen doe jij.
DPIA
Moet je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling doen, dan leveren wij de informatie over onze verwerking die je daarvoor nodig hebt.
9. Teruggave en verwijdering
Eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij de persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij de wet langer bewaren voorschrijft. In die periode kun je om een kopie vragen, in een gangbaar en machineleesbaar formaat.
Back-ups worden niet doorzocht om losse records te verwijderen; ze verlopen volgens hun eigen cyclus en blijven tot die tijd beveiligd en ongebruikt.
10. Controle
Op verzoek geven wij de informatie waarmee je kunt vaststellen dat wij deze afspraken nakomen. Je mag ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, tot geheimhouding gebonden deskundige, op eigen kosten, minstens 30 dagen vooraf aangekondigd. Blijkt een tekortkoming van ons, dan dragen wij de herstelkosten.
11. Aansprakelijkheid en slot
De aansprakelijkheidsregeling uit artikel 12 van de algemene voorwaarden geldt ook hier. Deze overeenkomst eindigt met de hoofdovereenkomst; de artikelen 5 en 9 blijven daarna gelden.
De Nederlandse tekst is bindend. De Engelse vertaling is er voor het begrip.