Privacyverklaring
Wat TheJay vastlegt over jou, wat het vastlegt over de mensen in je netwerk, en wat er bewust niet gemeten wordt.
1. Wie verwerkt je gegevens
- Verwerkingsverantwoordelijke
- —
- Handelend onder
- TheJay
- KvK-nummer
- —
- Btw-nummer
- —
- Adres
- —
- —
TheJay draait op Starting Up. Je account, je identiteit, je merk en de gedeelde CRM zitten daar — TheJay houdt geen wachtwoord en kan er ook geen hebben. Beide worden vandaag door dezelfde onderneming geleverd, dus dit is één verhaal in twee documenten. Voor wat er in de kern gebeurt geldt de privacyverklaring van Starting Up; deze pagina gaat over wat TheJay er zelf bij doet.
2. Twee rollen, en het verschil is hier extra belangrijk
Verwerkingsverantwoordelijke — voor jouw account
Voor wat van jou als artiest is — je profiel, je muziek, je releases, je facturen — bepalen wij doel en middelen, en is deze verklaring het hele verhaal.
Verwerker — voor je netwerk
TheJay staat vol met gegevens over andere mensen: bookers, labels, promotors, venues, collega-artiesten. Wie ze zijn, wat je van ze vindt, wanneer je ze voor het laatst sprak, en of ze je demo hebben afgeluisterd. Dat zijn persoonsgegevens, en jij bepaalt wat je erover vastlegt.
Daarvoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Die geldt automatisch — tekenen hoeft niet.
Dit is geen formaliteit. Een privé-notitie over een promotor is een persoonsgegeven, en de betrokkene heeft in beginsel het recht om die op te vragen. Schrijf niets in TheJay dat je niet zou willen voorlezen. Wij lezen je notities niet en geven ze aan niemand — maar de wet geeft de betrokkene een recht dat wij niet kunnen wegnemen.
3. Welke gegevens, waarvoor, en op welke grondslag
| Wat | Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Account — e-mailadres, en welke werkruimten en merken je mag zien | Inloggen, en weten wat je mag | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Sessie | Ingelogd blijven | Uitvoering van de overeenkomst | 14 dagen |
| Artiestenprofiel — naam, bio, foto's, live-set, rider, links | Je EPK en je publieke pagina | Uitvoering van de overeenkomst | Tot jij het verwijdert |
| Je bibliotheek — tracks, versies, artwork, persfoto's | Je catalogus, je demo's en je EPK | Uitvoering van de overeenkomst | Tot jij ze verwijdert |
| Media bij een geplande post — de foto of video die je meestuurt | De post publiceren op het kanaal dat jij kiest | Uitvoering van de overeenkomst | 72 uur nadat de post op alle gekozen kanalen klaar is — geslaagd of definitief mislukt. Lukte een kanaal niet, dan houden we het bestand 30 dagen, zodat je opnieuw kunt proberen en wij kunnen nakijken wat er misging. Een bestand dat nergens aan hangt gaat na 7 dagen weg. Zie artikel 9. |
| Netwerk — personen en organisaties, hun rol, notities, contactmomenten | Je relatiebeheer | Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker | Tot jij het verwijdert |
| Outreach en bookings | Bijhouden wie je benaderde en wat eruit kwam | Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker | Tot jij het verwijdert |
| Demo-ontvangers en wat zij deden met de link | Weten of je demo geluisterd is — zie artikel 5 | Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker | Tot je de link intrekt of verwijdert |
| Bezoeken en kliks op een smart link | Meten hoe een release loopt — zie artikel 5 | Gerechtvaardigd belang (geaggregeerd, geen personen) | Tot je de link verwijdert |
| Content-planning en posts | Je campagne plannen en uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst | Tot jij het verwijdert |
| Gekoppelde sociale accounts — tokens, versleuteld | Namens jou posten | Uitvoering van de overeenkomst | Tot je de koppeling intrekt |
4. Wat bewust niet wordt vastgelegd
Dit beschrijft de code zoals die draait, niet een voornemen:
- Geen IP-adressen. Nergens. Ook niet bij een bezoek aan een smart link of een demo-pagina.
- Geen user agents. Er wordt niet vastgelegd met welke browser, welk apparaat of welk besturingssysteem iemand langskwam.
- Geen locatie. Ook geen land, ook niet bij benadering.
- Geen cookies op je publieke pagina's. Je release-link, je demo-link en je artiestenpagina zetten geen enkele cookie en gebruiken geen opslag in de browser. Een fan die op je smart link klikt, loopt daar niets aan over.
- Geen trackers of pixels van derden. Geen Google Analytics, geen Meta-pixel, geen advertentienetwerk.
- Geen verkoop van gegevens, en geen training van AI-modellen op jouw muziek, je netwerk of je teksten.
5. Meten aan mensen — demo-links en smart links
Twee functies in TheJay meten wat anderen doen. Dat is waar ze voor bestaan, dus het staat hier apart en met naam en toenaam.
Demo-links
Stuur je een demo, dan legt TheJay per link vast: wanneer die geopend is, of er is afgespeeld, hoe ver iemand kwam, en of er gedownload is. Heb je de link aan een specifieke ontvanger gekoppeld, dan hangen die gebeurtenissen aan die persoon. Dat is precies wat het product belooft — "wie luisterde en hoe ver" — en het is tegelijk het meten van gedrag van een ander.
Wat dit van jou vraagt. Jij bent hier verwerkingsverantwoordelijke. Vertel de ontvanger dat je ziet of hij de demo geluisterd heeft. Eén zin in je bericht is genoeg. Doe je dat niet, dan meet je iemand zonder dat hij het weet, en dat is jouw verantwoordelijkheid en niet die van ons.
Wat er niet wordt vastgelegd bij een demo-bezoek: geen IP-adres, geen apparaat, geen locatie. Is de link niet aan een ontvanger gekoppeld, dan is er geen enkele manier om te weten wie er was.
Smart links
Van een release-link houdt TheJay bij hoeveel bezoeken er waren en op welke dienst is geklikt. Meer niet: geen bezoeker-id, geen cookie, geen IP-adres, geen sessie. Twee bezoeken van dezelfde persoon zijn niet van elkaar te onderscheiden, en dat is met opzet zo. Je krijgt er een campagnetelling uit en geen publiek.
6. Cookies
| Naam | Waarvoor | Duur | Eigenschappen |
|---|---|---|---|
| thejay_session | Onthouden dat je bent ingelogd | 14 dagen | HttpOnly, Secure, SameSite=Lax |
Dat is de enige cookie, hij is strikt noodzakelijk, en hij wordt alleen gezet als je inlogt. Op de openbare pagina's — /r/, /d/ en /a/ — wordt hij niet gezet en gebeurt er verder niets. Daarom is er geen cookiebanner.
7. Wie je gegevens verder ziet
De volledige lijst staat op de pagina subverwerkers, die onderdeel is van deze verklaring. In het kort: de hostingpartij, Starting Up voor je account en je AI-teksten, en Mollie voor de betaling.
Sociale platforms
Koppel je Instagram, TikTok, YouTube of LinkedIn, dan gaat wat je plaatst rechtstreeks naar dat platform, op jouw opdracht. Wat zij daarmee doen valt onder hun eigen voorwaarden. De toegangstokens bewaren wij versleuteld (AES-256-GCM) en zonder de sleutel is er niets mee te beginnen.
Vandaag staat publiceren nog uit. In de productieomgeving is er geen sleutel ingesteld, dus er kan op dit moment geen enkel sociaal account gekoppeld worden en er gaat niets naar een platform. Je kunt wel plannen en schrijven. Gaat dit aan, dan staat het op de subverwerkers-pagina voordat het werkt.
Je eigen publieke pagina's
Je EPK, je release-link en je demo-link zijn er om gedeeld te worden. Wat je daarop zet is openbaar voor wie de link heeft — dat is het doel, maar het is goed om het te beseffen voordat je een telefoonnummer in je rider zet. Een link is in te trekken; wat iemand al gezien heeft, niet.
8. Doorgifte buiten de EER
De applicatie en de database draaien binnen de EU. Laat je een tekst schrijven met de AI-functie, dan gaat die aanvraag via Starting Up naar de aanbieder van het taalmodel, vandaag Anthropic in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zonder AI-functie verlaat er niets de EU langs deze weg.
9. Hoe lang we bewaren
- De termijnen per categorie staan in de tabel bij artikel 3.
- Media bij een post verwijderen wij zelf, en dat is bewust. TheJay is een plantool, geen opslagdienst. Staat je video eenmaal op Instagram of TikTok, dan is er weinig reden om het origineel bij ons te houden — en een archief van onuitgebracht werk dat jaren blijft staan is een risico dat wij jou niet willen opleggen. De klok begint pas als elk gekozen kanaal klaar is; nooit doordat het geplande tijdstip voorbij is. Mislukt een kanaal om 10:01, dan blijft het bestand staan.
- De post zelf blijft. Titel, caption, hashtags, het geplande en het werkelijke tijdstip, de kanalen, de status, de link naar de geplaatste post, de bestandsnaam, het type, de afmetingen, de duur, de omvang en wat er misging — plus een kleine miniatuur. Je kalender blijft dus leesbaar, zonder dat wij honderden megabytes bewaren.
- Je bibliotheek raken wij niet aan. Tracks, artwork en persfoto's blijven staan tot jij ze verwijdert. De termijn hierboven geldt alleen voor het bestand dat aan een geplande post hangt.
- Trek je een demo-link of een smart link in, dan is hij meteen dood. Verwijder je hem, dan gaan de bijbehorende gebeurtenissen mee.
- Verwijder je je account, dan verwijderen wij je gegevens binnen 30 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren — in de praktijk de administratie rond betalingen, 7 jaar.
10. Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Het meeste kun je zelf: elk record in TheJay is te bekijken, te wijzigen en te verwijderen.
Gaat het om iemand uit je netwerk die zijn gegevens opvraagt, dan is dat jouw verzoek om te beantwoorden — jij bent daar verantwoordelijke. Komt het bij ons binnen, dan sturen wij het naar jou door en helpen we je.
Wat je nog niet zelf kunt. Er is vandaag geen knop die je account met alles erin verwijdert, en geen knop die alles exporteert. Dat is een tekortkoming en geen keuze. Tot die er zijn: mail — en we doen het met de hand, binnen 30 dagen, met bevestiging.
Een klacht kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Beveiliging
- Er staat geen wachtwoord in TheJay. Inloggen gaat via een ondertekende verklaring van Starting Up, waarvan de handtekening gecontroleerd wordt voordat er ook maar iets uit gelezen wordt. Er valt hier dus geen wachtwoordendatabase te lekken.
- Elke rij hoort bij één werkruimte en niets is over die grens heen leesbaar.
- Tokens van sociale accounts zijn versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM, met een sleutel die alleen in de draaiomgeving bestaat.
- Bestanden zijn alleen bereikbaar via een token, niet via een raadbare URL.
- Een demo-link kan een wachtwoord en een einddatum hebben, en is op elk moment in te trekken.
- Alles gaat over HTTPS; de sessiecookie is HttpOnly en Secure.
Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou zonder onnodige vertraging.
12. Wijzigingen
Verandert deze verklaring inhoudelijk, dan verhogen we het versienummer en mailen we je voordat het ingaat.